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29 de septiembre de 2008

> SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

> SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Los Sistema de Contabilidad Computarizada son los que se valen de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales.

Ventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado

• Mediante un Sistema Computarizada se pueden tener procedimientos adicionales del Control Interno.

• A través de estos se pueden mantener actualizados los saldos de las cuentas, como las cuentas del mayor auxilia, los registros del inventarios permanente y en general la mayor parte de las cuentas del mayor general.

• Pueden generar información adiciona casi sin costo extra, ya que mediante el Sistema del Contabilidad puede ser llevado a diario de ventas, y con el computador se puede reordenar esta información para mostrar los totales de las ventas diarias por departamentos de ventas por vendedor y por un producto.

• Se dispone de retroalimentación instantánea a medida que se van realizando las transacciones; la persona que realiza las transacciones tiene acceso inmediato a la información contable útil para ejecutar una transacción corriente.

• Pueden ser procesadas de manera rápida y eficiente grandes cantidades de datos ahorrando así tiempo en cada paso del proceso contable.

Desventajas Que Ofrece Un Sistema Computarizado Para Los Auditores:

• Alto costo de inversión para instalarlo.
• Alto y complejo costo de mantenimiento
• Alto costo para el entrenamiento del personal
• Confiabilidad del Programa (deben ser confiables)
• La lógica de estos deben ser comprensibles y con aplicaciones adecuadas.
• Alto costo de desarrollo
• Numero limitado de reportes y consultas
• Estos dependen del sistema de uso en la entidad auditada
• Tienen necesidad de mantenimiento

> COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO


SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL: Se desarrolla trabajando manualmente, y se utilizan algunas maquinas como sumadoras o calculadoras.


SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA: Se valen de computadores



¿POR QUÉ LA MAYORÍA DE GRANDES EMPRESAS LLEVAN UN INVENTARIO COMPUTARIZADO Y BAJO QUE SISTEMA DE INVENTARIO TRABAJAN?

Debido a que estos sistemas les ofrecen muchas oportunidades para logar sus objetivos de maneras eficaces y confiables; y estos brindan diversos beneficios por el uso de estos sistemas, como rapidez, oportunidad, mayor volumen de producción, protección contra errores, realizan pases automáticos al mayor, la preparación automática de informes, la impresión automática de documentos.

¿QUES ES EL DAC EASY?

Es un sistema computarizado usado por empresas a nivel nacional o internacional. A este programa cada año le son realizados modificaciones, y le son agregadas nuevas versiones. Cumple con los principio de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). En este sistema computarizado se pueden utilizar para las diferentes empresas existentes de servicios, comerciales y manufacturas.

¿COMO FUNCIONA EL DAC EASY?

Este programa funciona a través de las principales tareas que realiza, como son:

1) Crear varias empresas
2) Crear su propio catalogo de cuenta
3) Posibilidad de trabajar con multiuso
4) Tiene dos años fiscales abiertos
5) Tiene entrada recurrentes
6) Tiene un modulo de contabilidad general
7) Impresión y visualización de reportes
8) Tiene la ventaja de que se puede crear conciliaciones bancarias
9) Crear su propia empresa
10) Se tiene la opción de elegir un catalogó de cuentas o crear uno nuevo
11) Balance inicial
12) Control de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos de la empresa
13) Crea su cuenta interfases y delimita los años

¿CUALES SON LOS MODULOS QUE CONTIENE EL DAC EASY Y QUE FUNCION REALIZAN?

El Dac Easy esta formado por Siete (7) módulos con los que se pueden trabajar integrados o de manera individual.
Estos módulos son:

1) Contabilidad general 5) Cuentas por pagar
2) Efectivo 6) Facturación
3) Cuentas por cobrar 7) Compras
4) Inventario

Estos módulos ofrecen las ventajas de que cuando un usuario aprende a manejar un modulo aprende a manejar los otros debido a la gran consistencia y similitud que existe en cada uno de ellos.



> SISTEMA DE CONTABILIDAD COMPUTARIZADA.

Los conceptos de los diarios especiales y los mayores y los auxiliares se aplican los sistemas de contabilidad computarizada, como también a los sistemas manuales. En consecuencia, los diarios especiales y los mayores auxiliares operan mucho mas fácilmente en los sistemas computarizados. Se ha hecho énfasis en los dos propósitos de los diarios especiales consiste en reducir la cantidad de tiempo destinado a escribir los asientos de diarios y trasladarlos a las cuentas de mayor. En un sistemas computarizado, el contador solamente los asientos de diarios. Todas las escrituras y el traslado a la cuenta de mayor general y del mayor general lo maneja la maquina sin ningún esfuerzo humano adicional.

> VENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO

La ventaja principal del computador es su increíble velocidad. El tiempo requerido para que un computador mayorice una transacción o determina su saldo de una cuenta es de aproximadamente unas pocas millonésimas de segundo. Esta velocidad origina varias ventajas comparativamente con los sistemas de contabilidad manuales, como los siguientes:

• SE PUEDEN PROCESAR EN FORMA RAPIDA Y EFICIENTE GRANDES CANTIDADES DE DATOS: Las empresas grandes pueden tener cientos de miles de transacciones por día. Al procesar volúmenes tan grandes de datos los computadores pueden ahorrar gran cantidad de tiempo en cada paso del proceso contable, incluyendo el registro de transacciones, su traslado a las cuentas del mayor y la preparación de registros contables, informes y reportes.

• SE PUEDEN TENER ACTUALIZADOS LOS SALDOS DE LAS CUENTAS: La velocidad con la que un computador puede procesar los datos, permite que las empresas mantengan actualizadas las cuentas del mayor auxiliar, los registros de inventarios permanentes y las mayorías de las cuentas del mayor general.

• SE PUEDEN GENERAL INFOAMCIONES ADICIONALES CASI SIN COSTO EXTRA: Con un sistema de contabilidad se puede llevar un diario de ventas. Más aun el computador puede además reordenar esta información para mostrar los totales de las ventas diarias por departamento de venta por vendedor y por un producto.

• SE PUEDE DISPONER DE RETROALIMENTACION INSTANTANEA A MEDIDA QUE VAN TENIENDO LUGAR LAS TRANSACCIONES: En los sistemas computarizados en línea de tiempo real (OLRT), el empleado que ejecuta la transacción puede disponer de un Terminal en comunicación directa con el computador. Por tanto, el empleado tiene acceso inmediato a la información contable útil para ejecutar una transacción corriente.

• SE PUEDE TENER PROCEDIMIENTOS ADICINALES DE CONTROL INTERNO EN UN SISTEMA COMPUTARIZADO: La aprobación de cada venta a crédito, constituye un procedimiento de control interno del cual pueden hacer uso las capacidades únicas del computador.

Tal procedimiento del control puede no ser práctico en un sistema manual, especialmente si el mayor auxiliar de cuentas por cobrar no se mantiene permanente.

> DESVENTAJAS QUE OFRECE UN SISTEMA COMPUTARIZADO PARA LOS AUDITORES

Los sistemas computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

• Alto costo de inversión al instalar un sistema computarizado
• El costo de mantenimiento es alto y complejo
• El alto costo en el entrenamiento del personal
• Los programas deben ser confiables
• La lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas
• Elevado costo de desarrollo
• Limitado numero de reportes y consultas
• Son dependientes del sistema en uso en la entidad auditada
• Necesidad de mantenimiento del sistema, debido a las modificaciones que habrá tenido la aplicación en las actualizaciones o subsiguientes o por cambios de aplicaciones

En conclusión, podríamos afirmar que las desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte, de índole económica, lo cual para muchos no es preocupante.

> COMPARACION ENTRE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD MANUAL Y COMPUTARIZADO

Los computadores se pueden programar para ejecutar tareas mecánicas con una gran velocidad y exactitud. Por ejemplo, se pueden programar para leer informaciones, para ejecutar cálculos matemáticos, para reorganizar los datos en cualquier formato deseado. Sin embargo, los computadores no pueden pensar. Por tanto, no son capaces de analizar las transacciones comerciales. Si la guía humana los computadores no pueden determinar cuales transacciones se deben registrar contablemente o cuantas de deben debitar y acreditar para registrar adecuadamente una transacción. Con estas habilidades y limitaciones en mente, se exploraran los efectos de los sistemas computarizados sobre el ciclo contable básico.

¿POR QUÉ LA MAYORIA DE GRANDES EMPRESAS ELEVAN UN INVENTARIO COMPUTARIZADO Y BAJO QUE SISTEMA DE INVENTARIO TRABAJAN?

Las mayorías de las empresas trabajan con un sistema de inventario computarizado, por que dicho sistemas les brindan numerosas oportunidades para obtener sus objetivos de manera eficaz y confiable y los mismos brindan muchos beneficios sobre los distintos sistemas manuales.



> BENEFICIOS OBTENIDOS POR LA UTILIZACION DE UN SISTEMA COMPUTARIZADO.

RAPIDEZ Y OPORTUNIDAD.
Puede proporcionar informaciones con mayor rapidez que uno manual, por que las computadoras realizan en forma instantánea tareas que consume mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.

VOLUMEN DE PRODUCCION
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.

PROTECCION CONTRA ERRORES
Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano. Están diseñadas con las características de minimizar los errores.

PASES AUTOMATICOS AL MAYOR
Los pases al mayor se realizan en forma automática en un sistema computarizado, con un enorme ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un debito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

PREPARACION AUTOMATICA DE INFORMES.
En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente tales como: diarios, mayores, estados financieros, e informes especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

IMPRESIÓN AUTOMATICA DE DOCUMENTOS.
Un sistema computarizado proporciona mucho de los documentos que se usan en un negocio: facturas, estados mensuales de cuentas por cobrar a clientes, cheques de nomina, estados de ingresos de los empleados, entre otros.

¿QUÉ ES EL DAC EASY?
Es un sistema computarizado utilizado por miles de empresas tanto nacional como extranjera. Cada año este programa sufre modificaciones, cada año se le agrega nuevas versiones. Cumple con los requisitos básicos de contabilidad, o sea, con los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). En este sistema computarizado se puede utilizar para las diferentes empresas existentes de servicios, comerciales y manufacturas.

¿COMO FUNCIONA ESTE PROGRAMA?

Este programa funciona a través de las principales tareas que realiza, como son:

1) Crear varias empresas
2) Crear su propio catalogo de cuenta
3) Posibilidad de trabajar con multiuso
4) Tiene dos años fiscales abiertos
5) Tiene entrada recurrentes
6) Tiene un modulo de contabilidad general
7) Impresión y visualización de reportes
8) Tiene la ventaja de que se puede crear conciliaciones bancarias

> GENERALIDADES DEL SISTEMA

1) Crea su propia empresa
2) Se tiene la opción de elegir un catalogo de cuentas o crear uno nuevo
3) Balance inicial
4) Cuentas por cobrar, cuentas por pagar y activos fijos de la empresa
5) Crea su cuenta interfases y delimita los años

> PASOS PARA ABRIR UNA COMPAÑÍA

El número de compañías que puede tener en DAC EASY ACCOUNTING, solo es limitado por el monto del espacio en disco de su computadora. La compañía que selecciono como predeterminada se desplegara automáticamente cada vez que aséese el programa, puede abrir una compañía diferente de la opción abrir del menú archivo.

AGREGAR UNA NUEVA COMPAÑÍA.

1) Seleccione abrir del menú archivo, aparecerá la caja de dialogo abrir compañía.

2) Haga clic en agregar. La caja de dialogo de la agregar compañía aparecerá.

3) Complete cada campo y confirme el espacio requerido disponible en el disco.
SUGERENCIA: Haga clic en ayuda de la identificación del sistema y aparecerá información detallada relacionada con cada campo.

4) Haga clic en aceptar, para agregar la compañía.

¿CUÁLES SON LOS MODULOS QUE CONTIENE Y QUE FUNCION REALIZAN?

Este programa o sistema consta de 7 módulos, se puede trabajar con los 7 módulos integrados o de manera individual. Los módulos son:

1) Contabilidad general
2) Efectivo
3) Cuenta por cobrar
4) Inventario
5) Cuentas por pagar
6) Facturación
7) Compras

Tiene la ventaja que cuando el usuario aprende a manejar un modulo aprende a manejar los otros debido a la gran consistencia y similitud que existe en cada uno de ellos.







FARMACIA LENNI
RELACION EFECTIVO CAJA O BANCO
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$






CAJA CHICA 500.00
BANCO DE RESERVAS 5, 600.00
CAJA GENERAL 2, 800.00









TOTAL RELACION EFECTIVO CAJA O BANCO 8,900.00








Notas a los estados financieros son partes integral del mismo.




















FARMACIA LENNI
RELACION DE CUENTAS POR COBRAR
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$





ROSALIA 236.00
EDWIN 100.00
CRISTINA 130.00
BIANCA 150.00
MIGUEL DAVID 120.00
RUDY 310.00







TOTAL RELACION CUENTAS POR COBRAR 1,046.00









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FARMACIA LENNI
RELACION ACTIVOS DIFERIDOS
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$






ALQUILER 10,000.00
INVENTARIO DE PAPELERIA 560.00







TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS 10,560.00












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ARMACIA LENNI
RELACION DE MUEBLES DE OFICINA
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$






ESCRITORIO 500.00
ABANICOS 300.00
NEVERA 800.00
TRAMERIA 1, 000.00
VITRINA 2, 500.00
CALCULADORA 260.00
MAQUINA REGISTRADORA 600.00
SILLA 200.00






TOTAL DE RELACION MUEBLES DE OFICINA 6,160.00








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FARMACIA LENNI
RELACION DE VEHICULOS
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$






2 MOTORES HONDA 1998 5,300.00












TOTAL RELACION VEHICULOS 5,300.00










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FARMACIA LENNI
RELACION DE CUENTAS POR PAGAR
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$






LA INNVACION 3,100.00
ALFAU Y SANCHEZ 3,500.00
FARMACEUTICA LA UNION 4,000.00
AGUA MARIA 500.00
FONT GAMUNDI S.A. 2,800.00








TOTAL RELACION CUENTAS POR PAGAR 13,900.00










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FARMACIA LENNI
BALANCE GENERAL
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$



ACTIVOS CORRIENTES
EFECTIVO CAJA O BANCO 8,900.00
CUENTAS POR COBRAR 1,046.00
INVENTARIO DE MERCANCIA 118,200.00
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 128,146.00
ACTIVOS DIFERIDOS
ALQUILER 10,000.00
INVENTARIO DE PAPELERIA 560.00
TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS 10,560.00
ACTIVOS FIJOS
MUEBLES DE OFICINA 6,160.00
VEHICULOS 5,300.00
TOTAL ACTIVOS FIJOS 11,460.00
TOTAL ACTIVOS 150,166.00
PASIVOS CORRIENTES
CUENTAS POR PAGAR 7,400.00
TOTAL PASIVOS CORRIENTES 7,400.00
CAPITAL
CAPITAL FARMACIA LENNY 142,766.00
TOTAL PASIVO 142,766.00
TOTAL PASIVO Y CAPITAL 150,166.00

























FARMACIA LENNI
BALANZA DE COMPROBACION
AL 1 DE FEBRERO DEL 2007
RD$





DETALLES DEBITO CREDITO

CAJA GENERAL 2,800.00
CAJA CHICA 500.00
BANCO RESERVAS 5,600.00
CUENTAS POR COBRAR 1,046.00
INVENTARIO DE MERCANCIA 118,200.00
ALQUILER PAG. POR ADEL. 10,000.00
SUMINISTRO DE OFICINA 560.00
MUEBLES DE OFICINA 6,160.00
VEHICULO 5,300.00
CUENTA POR PAGAR 7,400.00
CAPITAL 142,766.00
150,166.00 150,166.00





























FARMACIA LENNI
BALANZA DE COMPROBACION
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$

DETALLES DIBITO CREDITO

CAJA GENERAL 27,041.00
CAJA CHICA 500.00
BANCO RESERVAS 2,600.00
CUENTA POR COBRAR 1,130.00
INVENTARIO DE MERCANCIA 118,200.00
ALQUILER PAGO POR ADEL. 10,000.00
SUMINISTRO DE MERCANCIA 560.00
MUEBLES DE OFICINA 6,160.00
VEHICULOS 5,300.00
CUENTAS POR PAGAR 13,900.00
CAPITAL 142,766.00
COMPRA 7,500.00
VENTAS 25,650.00
SUELDOS Y SALARIOS 3,000.00
TELEFONO 50.00
ENERGIA 100.00
MATERALES DE OF. 100.00
PUBLICIDAD 75.00

182,316.00 182,316.00


























FARMACIA LENNI
ESTADO DE RESULTADO
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$


INGRESOS

VENTA DE MERCANCIAS 25,650.00



COSTOS Y GASTOS OPERACIONALES

COMPRAS 7,500.00
SUELDOS Y SALARIOS 3,000.00
TELEFONO 50.00
ENERGIA ELECTRICA 100.00
MATERIALES DE OFICINA 100.00
PUBLICIDAD 75.00


TOTAL COSTO Y GASTOS OPERACIONESLES 10,825.00


RESULTADO DEL MES 14,825.00



























FARMACIA LENNI
BALANCE GENERAL
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$



ACTIVOS CORRIENTES
EFECTIVO CAJA O BANCO 30,141.00
CUENTAS POR COBRAR 1,130.00
INVENTARIO DE MERCANCIA 118,200.00
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 149,471.00
ACTIVOS DIFERIDOS
ALQUILER 10,000.00
INVENTARIO DE PAPELERIA 560.00
TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS 10,560.00
ACTIVOS FIJOS
MUEBLES DE OFICINA 6,160.00
VEHICULO 5,300.00
TOTAL ACTIVOS FIJOS 11,460.00
TOTAL ACTIVOS 171,491.00
PASIVOS CORRIENTES
CUENTAS POR PAGAR 13,900.00
TOTAL PASIVOS CORRIENTES 13,900.00
CAPITAL
CAPITAL FARMACIA LENNY 142,766.00
RESULTADO DEL MES 14,825.00
TOTAL CAPITAL 157,591.00
TOTAL PASIVO Y CAPITAL 171,491.00
























FARMACIA LENNI
RELACION DE EFECTIVO CAJA O BANCO
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$






CAJA CHICA 500.00
BANCO DE RESERVAS 2,600.00
CAJA GENERAL 27,041.00







TOTAL EFECTIVO CAJA O BANCO 30.141.00








Las notas a los Estados Financieros son parte integral del mismo.
























FARMACIA LENNI
RELACION CUENTA POR COBRAR
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$





ROSALI 86.00
EDWIN 150.00
BIANCA 114.00
MIGUEL DAVID 120.00
RUDY 160.00
LEIVI 200.00
ANA 300.00







TOTAL CUENTA POR COBRAR 1,130.00







Las notas a los estados financieros son parte integral del mismo.






















FARMACIA LENNI
RELACION ACTIVOS DIFERIDOS
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$





ALQUILER 10,000.00
INVENTARIO DE PAPELERIA 560.00








TOTAL ACTIVOS DIFERIDOS 10,560.00










Las notas a los estados financieros son parte integral del mismo.






















FARMACIA LENNI
RELACION ACTIVOS FIJOS
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$





MUEBLES DE OFICINA 6,160.00
VEHICULOS 5,300.00






TOTAL ACTIVOS FIJOS 11,460.00








Las notas a los estados financieros son parte integral del mismo.

























FARMACIA LENNI
RELACION CUENTA POR PAGAR
AL 28 DE FEBRERO DEL 2007
RD$






LA INNOVACION 3,100.00
ALFAU Y SANCHEZ 3,500.00
FARMACIA LA UNION 4,000.00
AGUA MARIA 500.00
FONT GAMUNDI S.A., 2,800.00






TOTAL CUENTA POR PAGAR 13,900.00






Las notas a los estados financieros son parte integral del mismo.